Vedtatt av årsmøtet 2024

Den Norske Alpakkaforening skal være en organisasjon for personer med interesse for Alpakka. Den Norske Alpakkaforening mål er å jobbe aktivt for å øke interessen og kunnskapen til Alpakkaen og dens unike kvaliteter, både hva det gjelder dyrearten og fiberen. I tillegg har Den Norske Alpakkaforening et ønske om å skape en møteplass for de interesserte innenfor en inkluderende, faglig og sosial ramme. Foreningen har som både kortsiktig og langsiktig mål å fremme vekst i alpakkaindustrien i Norge. Man ønsker å hjelpe i gang utvikling og etablering av alpakkadrift, og da rette fokuset på stell og avlsarbeid basert på alpakkaens natur, flokktilhørighet og trivsel – og videre også sikte mot høy kvalitet hva det gjelder foredling av alpakkafiber.

Dette formål skal nås ved å arrangere relevante kurs, foredrag, seminarer, samlinger o.l. innen relaterte emner.

Den Norske Alpakkaforening er formelt en selvstendig organisasjon, ikke underlagt noen bestemt forening, og har pga. dens medlemmers spredte bosteder ingen fast lokalisering. Møtene vil derfor finne sted ved ulike destinasjoner i Norge Møtene vil bli lagt på et mest mulig sentralt sted, slik at man kan møtes på halvveien.

Den Norske Alpakkaforening har ikke profittformål i seg selv. De inntektene og den støtte Den Norske Alpakkaforening disponerer skal brukes til faglige og sosiale arrangementer, samt profilering innenfor sunne rammer. Årsmøtet godkjenner Den Norske Alpakkaforening budsjett og regnskap.

Medlemskap i Den Norske Alpakkaforening er åpent for alle.

Alle medlemmer har stemmerett og er valgbare til tillitsverv i styret.

For å sikre at medlemmenes personvern respekteres, bør styret aktivt be alle medlemmer om klart og frivillig
samtykke til innsamling og bruk av deres personopplysninger.
Medlemmene må ha enkel tilgang til og kontroll over egne opplysninger. Dette betyr at de skal kunne
oppdatere eller fjerne sine data når de ønsker det. Her er det også viktig at styret sørger for at medlemmer
som i utgangspunktet ikke lenger er medlem i organisasjonen, ikke har tilgang eller opplysninger lagret i
medlemssystemet.
Styret skal være kjent med medlemmenes personvernrettigheter, inkludert retten til å få sine data slettet ved
forespørsel. Derfor må det sikres at personer som melder seg ut av organisasjonen ikke lenger har
personopplysninger i medlemssystemet.
Dette ivaretas ved at sekretær i styret informerer nye medlemmer i velkomstbrevet og vedlikeholder
medlemslisten med hensyn til inn og utmeldinger.

§7 Personvern

Kontingenten fastsettes på årsmøtet og betales forskuddsvis. Medlemmer som skylder kontingent for mer enn ett år, har ikke stemmerett eller andre rettigheter, og kan av styret strykes som medlemmer av Den Norske Alpakkaforening. Strykes et medlem, kan det ikke tas opp igjen før skyldig kontingent er betalt.

For å ha stemmerett på årsmøte, må medlemskontingent for foregående år være betalt. Dersom medlemskontingenten for foregående år ikke er betalt til årsmøte, kan medlemmet slettes i medlemsregisteret.

For deltagelse på utstillinger må medlemskontingenten for inneværende år være betalt, og alle fakturaer fra Alpakkaforeningen må også være gjort opp før utstillingsdagen.

Alle nye medlemmer får gratis medlemskap ut inneværende år. Medlemmer som meldes innpå slutten av året, får gratis medlemskap ut året etter.

Passive medlemmer/støttemedlemmer (ikke dyreeiere) og medlemmer utenfor Norges grenser, betaler halvt medlemskap.

Verv i Den Norske Alpakkaforening er basert på frivillighet, og tillitsvalgte skal ikke motta godtgjørelse
for sitt arbeid. Imidlertid kan tillitsvalgte motta refusjon for faktiske utgifter i forbindelse med
interessegruppens aktivitet. Det kan gis godtgjørelse til styremedlemmer med lang reisevei i forbindelse
med styremøter. Reelle faktiske utgifter til reise dekkes i henhold til statens regulativ.
Utgifter til godtgjørelse og refusjon for faktiske utgifter skal fremgå av budsjett og regnskap.
Årsmøtet 2023 har vedtatt følgende faste godtgjørelser for foregående regnskapsår:

Styrehonorar
Styreleder: kr. 5000,-
De andre 5 styremedlemmene får kr 2000,- hver.
Varamedlem får kr. 100,00 for de møtene som han/hun stiller for et styremedlem.
Utstillingshonorar
Honoraret, kr 5000,- utbetales til leder av utstillingskomiteen.
Dersom det er forskjellige ledere vår og høst, deles honoraret på disse.

Årsmøtet som holdes hvert år innen utgangen av februar det påfølgende år, er Den Norske Alpakkaforeningens høyeste myndighet.

Årsmøtet innkalles av styret med minst 1 måneds varsel, direkte til medlemmene. Forslag som skal behandles på årsmøtet skal være sendt til styret senest 2 uker før årsmøtet. Fullstendig saksliste må være tilgjengelig for medlemmene senest 1 uke før årsmøtet.

Alle medlemmer har adgang til årsmøtet. Årsmøtet kan invitere andre personer og/eller media til å være til stede. Årsmøtet er vedtaksført med det antall stemmeberettigede medlemmer som møter. Ingen har mer enn en stemme, og stemmegivning kan ikke skje ved fullmakt. Det åpnes opp for
digital stemmegivning når dette er teknisk og praktisk mulig.

På årsmøtet kan ikke behandles forslag om vedtektsendring som ikke er oppført på sakslisten senest 1 uke før årsmøtet. Andre saker kan behandles og avgjøres når 2/3 av de fremmøtte krever det. Slik beslutning kan bare tas i forbindelse med godkjennelse av sakslisten.

Kandidater som stiller til valg under årsmøtet, skal foreligge styret minimum 7 dager før årsmøtet.

Årsmøte ledes av valgt ordstyrer. Ordstyrer behøver ikke å være medlem av Den Norske Alpakkaforening.

Med mindre annet er bestemt skal et vedtak for å være gyldig, være truffet med et alminnelig flertall av de avgitte stemmene. Blanke stemmer skal anses som ikke avgitt.

Valg foregår skriftlig hvis det foreligger mer enn ett forslag. Bare foreslåtte kandidater kan føres opp på stemmeseddelen. Skal flere velges ved samme avstemming, må stemmesedlene inneholde det antall forskjellige kandidater som det skal velges ved vedkommende avstemning. Stemmesedler som er blanke, eller som inneholder ikke foreslåtte kandidater, eller annet antall kandidater enn det som skal velges, teller ikke, og stemmene kan anses som ikke avgitt.

Når et valg foregår enkeltvis og en kandidat ikke oppnår mer enn halvparten av de oppgitte stemmene, foretas bundet omvalg mellom de to kandidatene som har oppnådd flest stemmer. Er det ved omvalg stemmelikhet, avgjøres valget ved loddtrekning.

Når det ved valg skal velges flere ved en avstemning, må alle for å anses valgt ha mer enn halvparten av de angitte stemmene. Dette gjelder ikke ved valg av vararepresentanter. Hvis ikke tilstrekkelig mange kandidater har oppnådd dette i første omgang, anses de valgt som har fått mer enn halvparten av stemmene. Det foretas så bundet omvalg mellom de øvrige kandidatene, og etter denne avstemningen anses de valgt som har fått flest stemmer. Er det ved omvalg stemmelikhet, avgjøres valget ved loddtrekning.

1. Behandle Den Norske Alpakkaforeningens årsmelding
2. Behandle Den Norske Alpakkaforeningens regnskap
3. Behandle innkomne forslag
4. Behandle innkomne forslag til endringer i utstillingsreglene/vedtekter
5. Fastsette kontingent
6. Vedta Den Norske Alpakkaforeningens budsjett
7. Velge styrerepresentanter
8. Valg av revisor
9. Valg av valgkomité

Årsmøtet skal også føre tilsyn med Norges Alpakkaregister. Norges Alpakkaregister skal levere regnskap og årsmelding til Den Norske Alpakkaforening.

Årsmøtet skal behandle alle forslag til endringer i gjeldende utstillingsregler (både grimeutstilling/ alpakkautstilling og fiberutstilling).

Ekstraordinære årsmøter holdes når styret bestemmer det, eller minst en tredjedel av de stemmeberettigede medlemmene krever det.

Det innkalles på samme måte som for ordinære årsmøter, med minst 14 dagers varsel.      Ekstraordinært årsmøte kan bare behandle og ta avgjørelse i de sakene som er kunngjort i innkallingen.

Den Norske Alpakkaforening ledes av styret som er høyeste myndighet mellom årsmøtene.

Styret skal holde møter når lederen forlanger det eller et flertall av styremedlemmene forlanger det. Styret er vedtaksført når et flertall av styrets medlemmer er til stede. Vedtak fattes med flertall av de avgitte stemmene. Ved stemmelikhet teller styreleders stemme dobbelt.

Styret har som sine oppgaver å:

1. Iverksette årsmøtets bestemmelser
2. Stå for den daglige utviklingen og driften av Den Norske Alpakkaforening
3. Foreta nødvendige ansettelser i styret og sørge for kontinuitet
4. Oppnevne etter behov komiteer/utvalg/personer for spesielle oppgaver og utarbeide instruks for disse.
5. Administrere og føre nødvendig kontroll med Den Norske Alpakkaforeningens økonomi i henhold til de enhver tid gjeldende instrukser og bestemmelser
6. Representere Den Norske Alpakkaforening utad. Styret skal til enhver tid bestå av:

1. Leder

Leder skal koordinere arbeidet i styret, sørge for kontinuitet og delegere arbeidsoppgaver. Leder har et spesielt øye til framtiden og videre utvikling av Den Norske Alpakkaforening. Leder har ansvar for at instruksen blir fulgt, og har ansvar for innkalling og ledelse av styremøter. Leder skal stå som formell kontaktperson for interessegruppen i Brønnøysundregisteret.

Leder har et spesielt ansvar for erfaringsoverføring til nestleder.

2. Nestleder

Nestleder fungerer som leders høyre hånd og stedfortreder. Perioden som nestleder skal forberede kandidaten på et senere lederverv. Nestledervervet kan kombineres med annet styreverv.

3. Økonomiansvarlig

Økonomiansvarlig og revisor/eventuelt en utenforstående (det vil si ikke medlem) har ansvaret for Den Norske Alpakkaforeningens økonomi og regnskapsførsel, og skal være tilknyttet Den Norske Alpakkaforeningens bankkonto.

4. Markedsansvarlig

Markedsansvarlig har ansvaret for å promotere Den Norske Alpakkaforening overfor næringslivet og opprettholde og utvikle dialog med samarbeidspartnere og sponsorer.

Informasjonsansvarlig har ansvar for informasjon som blir gitt gjennom interessegruppens nettsider og mailingliste, og er ansvarlig for drift og utvikling av nettsider og mailingliste. PR-­‐ansvarlig har ansvar for å promotere Den Norske Alpakkaforening utad, i henhold til årsmøtets og styrets bestemmelser. PR-­‐ansvarlig er også den som skal kontaktes eller henvises til ved eventuelle uheldige episoder i forhold til Den Norske Alpakkaforening, som kreves kommentert i media.

5. Arrangementsansvarlig

Arrangementsansvarlig har ansvar for planlegging, koordinering og gjennomføring av arrangementer i regi av Den Norske Alpakkaforening.

De 5 tillitsvalgte i styret vil kunne knytte til seg 2 - 3 partnere som bistår arbeidet.  Disse kan bli innlemmet og få møterett i styret på lik linje med ansvarlige.  Øvrige i Den Norske Alpakkaforening blir karakterisert som medlemmer.

Så langt det lar seg gjøre bør det tilstrebes å ha en jevn blanding av begge kjønn i styret, i tillegg til at tillitsvalgte bør dekke alle medlemsrepresenterte landsregioner.

For å sikre kontinuitet i styrearbeidet, velges 2 styremedlemmer en gang årlig. Styremedlemmene velges da for 2 år. Styremedlemmene overlapper hverandre og man unngår utskiftning av alle, det samme året.

Leder velges av årsmøte for 1 år og nestleder velges av årsmøte for 1 år. De kan velges for maks 4 perioder sammenhengende og leder/nestleder bør ikke gå av samtidig.

Varamedlem velges av årsmøte for 1 år.

Økonomiansvarlig, sekretær, informasjonsansvarlig og arrangementsansvarlig, er oppgaver som velges internt i styret.

Medlemmer av Den Norske Alpakkaforening kan stille til valg.

Styret innkaller til valgmøtet/ årsmøtet ultimo oktober/primo november med minimum 14 dagers varsel, og aktuelle kandidater skal foreligge styret minimum 7 dager før møtet. Valgmøte/Årsmøte ledes av valgt ordstyrer. Under valgmøtet/årsmøtet gjelder reglene for stemmegivning nedfelt i § 10.

All skriftlig kommunikasjon til/fra og på vegne av Den Norske Alpakkaforening skal foregå kun på foreningens portaler som f.eks. foreningens e-post, Messenger og Facebookside. Dette grunnet sporbarhet og tilgjengelighet for inneværende og fremtidige styrer.

All dokumentasjon/kommunikasjon som gjelder Den norske Alpakkaforening, skal lagres og oppbevares i foreningens Dropbox eller annet egnet felles lagringsmedium, slik at fremtidige styrer har tilgang til disse dokumentene. Dette gjelder avtaler, referater, utstillingsdokumenter, forespørsler, etc.

Samtlige i styret skal på lik linje ha tilgang (passord, pålogginger etc.) til alle foreningen sine portaler, som f.eks. e-post, Messenger, Facebook, Dropbox og tilsvarende. Unntatt er regnskapsprogrammet hvor kasserer, revisor og leder skal ha tilgang.

Brudd på bestemmelsene i denne paragraf medfører umiddelbar sletting i medlemsregister og tilgang til
foreningens medlemssider i sosiale medier.
a) Sletting av medlemskap
Et medlem som ikke betaler medlemsavgift slettes automatisk fra medlemslista etter utløpsdato på skriftlig
purring.
Andre forfalte fordringer fra foreningen som ikke betales etter skriftlig purring, vil uten opphold sendes til
inkasso.
b) Utestengelse
Medlemmer som har fått sitt medlemskap slettet som følge av mislighold etter punkt a), 2. avsnitt, kan gis en
karenstid på inntil 3 år. Karenstiden fastsettes av styret og skal gjelde fra utestengelsesdato. Dette skal
meddeles det angjeldende medlem skriftlig av styret.
c) Eksklusjon
Et medlem som bryter foreningens vedtekter, handler i strid med fattede beslutninger, misligholder sine
forpliktelser eller i ord og/eller handling opptrer illojalt eller sjikanerende, eller på annen måte handler i strid
med foreningens vedtekter og beslutninger kan ekskluderes fra foreningen.

Ved forslag om eksklusjon av et medlem plikter styret skriftlig å orientere medlemmet om situasjonen og
deretter søke å finne løsning. Slike møter skal referatføres.
Ethvert medlem av Den Norske Alpakkaforening kan fremsette krav i henhold til punkt c) til styret.
Eksklusjonsspørsmål skal snarest mulig behandles i styret og krever 2/3 flertall. Styrets beslutning kan påankes
innen 1 måned. Ankeinstans er årsmøte hvor begge parter skal gis anledning til saksinnlegg. For
opprettholdelse av styrets vedtak kreves også 2/3 flertall av årsmøtets stemmeberettigede. Gjelder eksklusjon
et medlem av styret skal det uten unødig opphold innkalles til ekstraordinært årsmøte. Beslutning i årsmøte er
endelig og kan ikke påankes.

Styrets leder og ett styremedlem i fellesskap har signaturrett for Den Norske Alpakkaforening.

Endringer i disse vedtekter kan bare foretas på ordinært eller ekstraordinært årsmøte etter å ha vært på sakslisten, og det kreves 2/3 flertall av de avgitte stemmene.

Oppløsning av Den Norske Alpakkaforening kan bare behandles på ordinært årsmøte. Blir oppløsning vedtatt med minst 2/3 flertall, innkalles ekstraordinært årsmøte 3 måneder senere. For at oppløsningen skal skje må vedtaket her gjentas med 2/3 flertall.

Sammenslutning med andre interesseorganisasjoner anses ikke som oppløsning av Den Norske Alpakkaforening. Vedtak om sammenslåing og nødvendige lovendringer i tilknytning til dette treffes i samsvar med bestemmelsene av lovendring, jfr. § 17.